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Nous sommes heureux de vous annoncer que nous lançons une nouvelle version de notre plateforme de gestion des commandes de certificats électroniques, Extranet.

Cette nouvelle version simplifie le parcours de traitement des commandes de certificat grâce à la dématérialisation du dossier de commande.

L’offre de certificat avec l’option « dossier dématérialisé » permet de bénéficier d’une meilleure expérience utilisateur et de gagner du temps tout au long du processus de commande de CertEurope. Dans la release note qui suit, vous trouverez une description de l’ensemble des évolutions fonctionnelles de cette nouvelle version.

Pour un accompagnement détaillé dans l’utilisation de cette nouvelle version de la plateforme de gestion de commandes Extranet, veuillez consulter le Guide de formation AE.

 

Évolutions

La plateforme de gestion de commandes de certificats électroniques (Extranet)

Amélioration de la liste des commandes :

1. Nouveau dossier de commande « dématérialisé »

Depuis l’onglet « Commandes » de la plateforme Extranet, nous avons ajouté une colonne permettant d’identifier facilement le type du dossier « dématérialisé », sans devoir accéder à la fiche de commande.

Dans l’image ci-dessous, la colonne Type affiche les commandes dématérialisées par la lettre « D ».

Veuillez noter : dans cette nouvelle version, un seul porteur de certificat électronique peut être associé à une commande. Il n’est plus possible de créer une demande groupée pour plusieurs porteurs à la fois.

 

2. Suivi des commandes avec renouvellement simplifié

Afin d’indiquer si la commande fait partie d’une commande de certificat avec dossier de renouvellement simplifié, la colonne Dossier Signé a été renommée Dossier Signé (RSE) (c’est-à-dire dossier signé avec Renouvellement Simplifié Électronique).

Amélioration de la fiche de commande :

 

3. Récapitulatif des documents obligatoires

Lors de la consultation de la fiche de commande d’un dossier dématérialisé, il y a désormais un récapitulatif de l’état des documents obligatoires du dossier de commande. Cela permet à l’AE de déterminer rapidement si le dossier est complet ou non, sans accéder à chaque document.
Chaque document obligatoire peut être en état « importé » ou « non importé », à l’exception des documents qui doivent être signés électroniquement, qui peuvent être en état « signé » ou « non signé ».

 

4. Dématérialisation des documents

Grâce à la dématérialisation du dossier de commande, il est désormais possible de consulter électroniquement l’ensemble des documents du dossier de commande (les pièces justificatives et les documents signés électroniquement).

Depuis la liste des documents dans la fiche de commande, nous avons ajouté un bouton Consulter permettant d’accéder à la visionneuse de documents.

Ensuite, il suffit de parcourir et vérifier chaque document signé et importé. Dans le panneau à gauche, la liste complète des documents s’affiche ainsi que l’intitulé de chaque document, la date et l’heure d’import, et son aperçu.

 

5. Notifications e-mail

 

Résumé d’activité

Afin de faciliter le traitement des commandes de certificats électroniques avec l’option de dossier dématérialisé, nous avons ajouté une nouveauté qui permet de suivre l’état des commandes en cours grâce à un résumé d’activité envoyé par e-mail.

Cette notification peut être reçue plusieurs fois par jour. Lorsqu’elle est envoyée aux Autorités d’Enregistrement Administrative (AEA), elle leur permet de suivre et de consulter les commandes en attente de vérification et de validation, grâce au lien direct Consulter.

 

Lorsqu’elle est envoyée aux Autorités d’Enregistrement Technique (AET), elle détaille les commandes en attente de génération, avec un lien direct vers celles-ci.

Pour activer l’envoi du résumé d’activité sur votre espace, veuillez contacter l’équipe Support de CertEurope.

 

Envoi de notifications

Dans tout le processus de traitement du dossier de commande dématérialisé, nous avons intégré une nouvelle fonctionnalité permettant de communiquer directement avec le demandeur du dossier de commande depuis la plateforme Extranet.

Désormais, depuis la visionneuse de documents, l’AE peut créer des notifications avec un message prérempli ou personnalisé concernant des dossiers incomplets : dossier avec signatures manquantes, carte d’identité expirée, mauvaise pièce justificative, etc.

Il suffit de sélectionner le sujet de la notification et d’adapter le message prérempli au destinataire.
Ainsi, le demandeur peut rapidement corriger les informations dans sa commande et remettre à jour les pièces jointes justificatives pour faire avancer le traitement du dossier de commande plus rapidement.

 

Historique des notifications

Toutes les notifications envoyées depuis la visionneuse de documents sont enregistrées et accessibles depuis le panneau de notifications.

Cet historique reste accessible pendant toute la phase avant la validation du dossier à l’ensemble de l’equipe AE concernée. Dans le panneau de notifications, la date et l’heure de l’envoi sont également affichées.

 

6. Demandes de signature électronique

Dans la nouvelle version de la plateforme Extranet, le bouton Envoyer pour signature permet à l’AE d’envoyer la demande de signature électronique par e-mail de manière automatique à l’ensemble des personnes impliquées dans la commande de certificat. Le demandeur reçoit également une notification e-mail pour le prévenir du démarrage de la collecte de signature.

 

7. Génération de certificat électronique

Après la finalisation de la collecte de signature et la validation du dossier, dans la nouvelle version, le statut de la commande passe en « Génération de certificat » et le bouton Générer le certificat s’affiche.

Ce bouton permet à l’AE de générer le certificat électronique et d’envoyer de manière automatique un accusé de réception du dossier complet au demandeur de la commande.

 

8. Signature par cachet-serveur

Comme requis, suite à la validation du dossier, le fichier de preuve et le contrat d’abonnement sont signés par cachet serveur CertEurope.

Le fichier de preuve détaille les informations suivantes sous forme de PDF :

• Intitulé du fichier « Proof of validation » ;
• Numéro de série du certificat de l’AEA qui a validé le dossier ;
• Nom et prénom de l’AEA (si disponible);
• La date et l’heure de la validation ;
• L’identifiant du portail Extranet.

Une fois signés, les deux fichiers sont mis à jour dans le dossier sauvegardé avec les autres fichiers du dossier de commande.

 

9. Archivage de dossier

Une fois le fichier de preuve et le contrat d’abonnement signés par le cachet serveur CertEurope et sauvegardés, ils sont conservés électroniquement dans les archives avec les autres fichiers du dossier.

Suite à l’archivage, il est possible de consulter la liste des documents et de les télécharger sous format compressé en cliquant sur le bouton Télécharger le dossier.

 

10. Procès-verbal de remise

Dans la nouvelle version, l’AE peut importer directement le procès-verbal de remise reçu suite à la délivrance du certificat électronique sur dispositif en cliquant sur le bouton Importer le PV.

Le PV de remise s’affiche dans la liste des documents pour achivage automatique avec le dossier.

 

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